sekretaris perkantoran

Rabu, 09 November 2016

PENGANTAR ADM. PERKANTORAN - SOAL JAWAB

ULANGAN UMUM SEMESTER GASAL

SMK NEGERI 3 SURAKARTA

TAHUN PELAJARAN 2013/2014

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Tingkat/Komp. Keahlian : X / Bisnis dan Manajemen

Hari, tanggal :

Waktu : 90 menit (....... -.........)

I. PILIHAN GANDA : Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang (X) pada huruf a, b, c, d atau e pada lembar jawaban.

1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah .....

a. Admnistrasi

b. Pengorganisasian

c. Manajemen

d. Pengarahan

e. Perencanaan

2. Administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen adalah pengertian administrasi perkantoran menurut ...............

a. William Spriegel

b. Ernest Davies

c. Dr. SP. Siagian

d. George R. Terry

e. Dra. Suparjati

3. Manajemen adalah kemampuan/keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui orang lain, definisi manajemen menurut ….

a. Dr. SP. Siagian

b. William Spriegel

c. Dra. Suparjati

d. George R. Terry

e. Arthur Granger

4. Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan, definisi menurut....

a. George Terry

b. Arthur Grager

c. Ulbert

d. WH Evans

e. Ernest Davies

5. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari ....

a. Kantor

b. Gedung

c. Rumah

d. Kelas

e. Ruang

Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

6. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari .............

a. Tata usaha

b. Humas

c. Manajemen

d. Perbekalan

e. Komunikasi

7. Komunikasi adalah adalah....

a. Kegiatan menyampaikan informasi

b. Kegiatan surat menyurat

c. Kegiatan menggerakkan/mengarahkan karyawan

d. Kegiatan adanya timbal balik dari penyampaian informasi

e. Kegiatan mencatat, mengolah, mengirim keterangan

8. Tugas dari humas dalam administrasi perkantoran adalah ....

a. Menciptakan hubungan baik dengan masyarakat sekitar

b. Memberikan informasi ke karyawan

c. Memelihara, mengadakan, menyimpan berbagai peralatan yang dibutuhkan

d. Mencatat, mengirim, menggandakan keterangan-keterangan penting

e. Mengurusi hal-hal pembelanjaan perkantoran

9. Tata usaha merupakan unsur administrasi, kegiatan yang dilakukan dalam bagian tata usaha meliputi ....

a. Memelihara, mencatat

b. Menghimpun, memelihara

c. Menghimpun, mencatat

d. Mencatat, menyingkirkan

e. Mengadakan, mencatat

Ruang lingkup administrasi perkantoran

10. Perencanaan perkantoran meliputi ..... , kecuali.....

a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja

b. Penerangan, tata ruang kantor

c. Anggaran, standar kualitas kerja

d. Anggaran, waktu

e. Standar kualitas kerja, perencanaan gedung

11. Salah satu sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang merupakan bangunan dimana harus memenuhi faktor keamanan, kesehatan, fasilitas memadai adalah....

a. Lokasi

b. Kantor

c. Ruang

d. Gedung

e. Bangunan

12. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target adalah .....

a. Perencanaan

b. Pengorganisasian

c. Pengamanan

d. Pengarahan

e. Pengawasan

13. Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan perbekalan/perlengkapan. Contoh perabot dan perbekalan/perlengkapan yaitu .....

a. Meja, kursi, lemari, brankas, rak

b. Alat tulis, tinta, kertas

c. Komputer, mesin fotokopi, printer

d. Meja, kursi, lemari, alat tulis, tinta

e. Komputer, printer, meja, tinta

14. Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari....

a. Perencanaan

b. Pengamanan

c. Pengorganisasian

d. Pengarahan

e. Pengawasan

15. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisai/perusahaan merupakan bagian dari ....

a. Manajemen

b. Pengawasan

c. Pengorganisasi

d. Pengarahan

e. Pengamanan

16. Meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor disebut ....

a. Interior

b. Lokasi

c. Mesin kantor

d. Gedung

e. Perabotan

Tujuan dan fungsi administrasi perkantoran

17. Berikut ini adalah fungsi kerja kantor, kecuali .....

a. Menerima informasi

b. Memberikan informasi

c. Menyiapkan kegiatan

d. Mengatur informasi

e. Merekam dan menyimpan data

18. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi, manajemen, mengelola dokumen, dan mengelola adm. Keuangan merupakan .....

a. Fungsi kerja kantor

b. Tujuan administrasi perkantoran

c. Fungsi kantor

d. Tujuan manajemen perkantoran

e. Fungsi administrasi perkantoran

19. Fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat dalam pengambilan keputusan, dan ketrampilan perkantoran yang memadai (software penunjang pekerjaan) adalah...

a. Fungsi teknis

b. Fungsi analisis

c. Fungsi rutin

d. Fungsi interpersonal

e. Fungsi manajerial

20. Yang tidak termasuk fungsi administrasi adalah .....

a. Fungsi analisis

b. Fungsi interpersonal

c. Fungsi rutin

d. Fungsi teknis

e. Fungsi kantor

Karatreristik administrasi Perkantoran

21. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilakukan dimana saja baik di kantor maupun di luar kantor adalah .....

a. Bersifat pelayanan

b. Dilaksanakan oleh Semua Pihak

c. Bersifat terbuka dan luas

d. Dilaksanakan organisasi

e. Bersifat terbimbing

Azas-azas manajemen perkantoran

22. Pemusatan dari kegiatan-kegiatan administrasi pada suatu bagian/unit tertentu adalah pengertian dari .....

a. Azas campuran

b. Azas sentralisasi

c. Azas desentralisasi

d. Azas dekonsentralisasi

e. Azas gabungan

23. Dapat mencegah duplikasi fungsi merupakan .....

a. Kelebihan sentralisasi

b. Kekurangan desentralisasi

c. Kelebihan dekonsentralisasi

d. Kelebihan desentralisasi

e. Kekurangan sentralisasi

24. Perhatikan kelebihan-kelebihan azas di bawah ini!

(a) Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat

(b) Pengawasan dilaksanakan secara efektif

(d) Dapat mencegah duplikasi fungsi

(e) Menghindari penumpukan pekerjaan

Dari data di atas, yang merupakan kelebihan azas desentralisasi adalah ....

a. (a), (b), (c)

b. (c), (d), (e)

c. (a), (c), (e)

d. (b), (c), (e)

e. (a), (d), (e)

Jenis-jenis pekerjaan kantor

25. Mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya, merupakan jenis pekerjaan kantor yaitu ....

a. Mencatat

b. Menghitung

c. Mengirim

d. Menyimpan

e. Menghimpun

26. Berikut ini yang merupakan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor adalah .....

a. Surat, kaset, laporan

b. Formulir, laporan, faktur

c. Surat, formulir, kaset

d. Arsip, formulir, faktur

e. Surat, laporan, formulir

27. Perhatikan data di bawah ini!

i. Laporan informatif

ii. Laporan berkala

iii. Laporan tertulis

iv. Laporan analisa

v. Laporan rekomendasi

Yang termasuk laporan berdasarkan isinya adalah ......

a. i, ii, iii

b. i, iv, v

c. iii, iv, v

d. ii, iii, v

e. i, iii, v

Organisasi kantor

28. Pembagian tugas lebih jelas, spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin merupakan kelebihan dari bentuk organisasi .....

a. garis

b. staff dan garis

c. lini

d. fungsional

e. staff

29. Bentuk organisasi yang biasanya digunakan oleh organisasi yang masih kecil, karyawan sedikit dan spesialisasi kerja belum begitu dipentingkan. Adalah bentuk organisasi .....

a. Bentuk garis

b. Bentuk garis dan staff

c. Bentuk organisasi fungsional

d. Bentuk garis dan fungsional

e. Bentuk fungsinal dan garis

30. Pembagian tugas yang tepat dan penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya. Merupakan ....

a. Pentingnya sistem perkantoran

b. Prinsip-prinsip sistem perkantoran

c. Penyerdehanaan kerja

d. Prosedur perkantoran

e. Sistem perkantiran

II. URAIAN: Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas!

Hakikat administrasi perkantoran

1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit!

2. Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran!

3. Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat!

Karatreristik administrasi Perkantoran

4. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran!

5. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan. Jelaskan apa maksudnya dan berikan contohnya!

Azas-azas manajemen perkantoran

6. Jelaskan mengenai 3 azas manajemen dengan bahasamu sendiri!

7. Salah satu kelebihan azas sentralisasi adalah dapat mencegah duplikasi fungsi. Jelaskan maksud dari mencegah duplikasi fungsi!

Jenis-jenis pekerjaan kantor

8. Surat adalah salah satu hasil jasa atau produk pekerjaan kantor. Surat merupakan media komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain. Sebutkan apa saja kegunaan surat!

9. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip !

Organisasi kantor

10. Organisasi mempunyai 3 bentuk. Apa saja bentuk organisasi itu dan sebutkan ciri-ciri dari masing-masing bentuk organisasi!

KUNCI JAWABAN PENGANTAR ADM. PERKANTORAN 1

I. PILIHAN GANDA

SOAL LATIHAN TEORI PRODUKTIF ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Berikut ini yang termasuk prinsip-prinsip manejemen/administrasi perkantoran menurut Henry Fayol diantaranya adalah…

a. Pembagian kerja, disiplin dan kesatuan perintah

b. Tujuan, perencanaan dan pengawasan

c. Perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan

d. Motivasi, delegasi, promosi

e. Sentralisasi dan desentralisasi

2. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah...

a. Mejual barang/jasa

b. Memberikan pelayanan kepada pelanggan

c. Menyediakan informasi kepada masyarakat

d. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

e. Meningkatkan kinerja karyawan

3. Saat anda menerima telepon masuk dan penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, sementara beliau sedang sibuk dan tak ingin diganggu. Apa yang harus anda sampaikan agar si penelepon tidak kecewa...

a. Bapak sedang sibuk tidak bisa diganggu!

b. Maaf bapak sedang sibuk, bisa telepon lagi?

c. Maaf bapak sedang sibuk, ada pesan yang ingin disampaikan?

d. Tinggalkan pesan saja Bapak sedang sibuk

e. Lain kali saja Bapak telepon lagi

4. Suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerja sama untuk mencapai tujuan disebut ….

a. Komunikasi

b. Tata kerja kantor

c. Tata hubungan

d. Komunikasi kantor

e. Tata hubungan komunikasi

5. Radio, tape recorder dan telepon merupakan jenis media komunikasi...

a. Audio Visual

b. Cetak

c. Visual

d. Gambar

e. Audio

6. Langkah yang tepat untuk memberikan kepuasan terhadap kebutuhan yang di sampaikan oleh pelanggan adalah ….

a. Melaporkan kepada atasan

b. Menelepon bagain costumer services

c. Mendengarkan dan mencatat solusi

d. Memberikan pada bagian lain

e. Mencatat keluhannya

7. Agar karyawan/pekerja merasa selamat dalam melakukan aktifitas kerja, harus memperhatikan unsur-unsur penunjang keselamatan kerja berikut ini, yaitu ….

a. adanya kesadaran dalam menjaga keamanan dan kesehatan kerja

b. teliti dalam bekerja

c. melaksanakan prosedur kerja dengan memperhatikan keamanan dan kesehatan kerja

d. menggunakan alat pelindung diri pada saat bekerja

e. semua jawaban benar

8. Lingkungan tempat di mana seorang tenaga kerja, seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan disebut ….

a. lingkungan hidup d. lingkungan sosial

b. lingkungan alami e. lingkungan buatan

c. lingkungan kerja

9. Langkah untuk mengoperasikan Microsoft word 2007 adalah ….

a. Start – all programs – Microsoft word 2007

b. Home – all programs – Microsoft office 2007

c. Start – Microsoft office 2007

d. Start – all programs – Microsoft office – Microsoft word 2007

e. Start – all programs – Microsoft word 2007 – Microsoft office

10. Aplikasi software komputer yang digunakan untuk membuat laporan keuangan kas kecil dan dokumen lainnya yang berupa angka dan tabel adalah ….

a. MS Acces

b. MS Excel

c. MS Word

d. MS Power Point

e. MS Publisher

11. Untuk menambahkan slide baru dapat dilakukan melalui menu bar …

a. Insert – Group Slides – New Slides

b. Button – Insert – New Slides

c. Home – Group Sides – New Slides

d. Home – Styles – New Slides

e. Start – Insert – New Slides

12. Alat yang digunakan untuk mengirim data dokumen yang sama dengan aslinya,baik tulisan dan gambar dalam waktun yang singkat...

a. MesinBinding

b. Telepon genggam

c. Mesin fotocopi

d. Risograf

e. Mesin Faximili

13. Dokumen bersejarah yang mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, disebut dokumen…

a. Korporil d. Tekstual

b. Literer e. Non Tekstual

c. Pribadi

14. Untuk mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan atau surat yang diterima pada periode tertentu, adalah kegunaan … surat

a. Kepala d. Hal

b. Tanggal e. Nomor

c. Alamat Dalam

15. Bentuk surat yang ciri kususnya terletak pada penulisan alamat dalam, yaitu alamat dalamnya berlekuk, disebut surat…

a. Block Style

b. Indented Style

c. Full Block Style

d. Semi Block Style

e. Hanging Paragraph Style

16. Semua mesin yang dirancang dengan menggabungkan tiga teknologi yaitu scanning, fotocopi serta sistem offset adalah..

a. Mesin fotocopi d. Mesin stensil otomatis

b. Mesin Faximili e. Mesin stensil manual

c. Risograf

17. Suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk atau sifat benda, dokumen, foto,gelombang dan suhu adalah..

a. Mesin stensil d. Mesin binding

b. Mesin fotocopi e. Mesin scanner

c. Risograf

18. Keuntungan menggunakan Risograf adalah...

a. Sebagai alat penggandaaan

b. Biaya operasional tinggi

c. Mencetak kertas 150lembar/menit

d. Perawatan mahal

e. Waktu mencetak terlalu lama

19. Sistem penyimpan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun, disebut sistem ....

a. Kronologis

b. Alfabetic

c. Geografis

d. Numeric

e. Subyek

20. Map yang menggunakan jepitan, digunakan untuk menyimpan arsip dan biasanya disusun secara vertical di atas rak, disebut ....

a. Stop map

b. Snelhecter

c. Map gantung

d. Ordner

e. Tab

21. Sekumpulan informasi yang ditata secara sistematis, terdiri dari informasi tertulis, terketik, tercetak atau telah terekam dengan mesin disebut ....

a. Warkat

b. Record

c. File

d. Surat

e. Arsip

22. Informasi yang berisikan tentang e-mail lain masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi yang tidak dikenal adalah ….

a. Inbox

b. Drafts

c. Sent

d. Trash

e. Spam

23. Pada penangananan surat masuk, setelah diterima dicatat ke buku agenda, langkah berikutnya adalah ….

a. Dikirim kebagian lain

b. Dicatat kedalam buku ekspedisi

c. Diberi lembar disposisi

d. Diperiksa kelengkapan isinya

e. Disimpan

24. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat, cara pendistribusian surat undangan dalam organisasi menggunakan buku ….

a. Agenda

b. Ekspedisi intern

c. Ekspedisi ekstern

d. Agenda tunggal

e. Agenda berpasangan

25. Hal yang pertama kali dilakukan oleh seorang sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis adalah . . . .

a. menyiapkan akomodasi

b. menyiapkan transportasi

c. menyiapkan dokumen

d. menyiapkan keuangan

e. menyiapkan penginapan

26. Suatu bukti izin yang berupa cap pada lembar halaman paspor yang berlaku pada waktu tertentu yaitu tidak lebih dari dua minggu disebut . . . .

a. fiskal

b. Visa

c. paspor

d. yellow card

e. SPPD

27. Agar rapat berjalan sesuai dengan keinginan dan tujuan rapat, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan salah satunya adalah persiapan administrasi. Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi adalah..

a. Membuat surat undangan rapat

b. Persiapan akomodasi

c. Pengaturan tempat duduk

d. Menentukan tujuan rapat

e. Penyusunan notula

28. Segala bentuk peralatan dan perlengkapan yang menjadi fasilitas penunjang bagi pertemuan/rapat agar berjalan lancar disebut...

a. Dokumen rapat

b. Lay out

c. Media rapat

d. Distribusi

e. Akomodasi

29. Catatan hasil rapat yang telah diolah menjadi catatan yang urut dan dapat dipertanggungjawabkan untuk pengambilan bahan keputusan disebut...

a. Notulis

b. Laporan rapat

c. Kesimpulan rapat

d. Notulen

e. Risalah

30. Transaksi-transaksi berikut yang dibiayai dengan dana kas kecil, yaitu....

a. biaya produksi

b. biaya promosi

c. pengadaan barang

d. pembelian mesin dan kendaraan kantor

e. biaya rekening telepon

31. Setiap transaksi yang terjadi yang berkaitan dengan dana kas kecil, tidak dicatat dalam jurnal. Ini merupakan ciri metode....

a. fluctuation fund system

b. lifo

c. moving average

d. fifo

e. imprest fund system.

32. Pelanggan eksternal bisa individu atau perorangan dan perusahaan atau lembaga, oleh sebab itu kebutuhan pelanggan ekternal diantaranya …

a. kerjsama/teamwork

b. struktur dan sistem yang jelas

c. kualitas kerja

d. harga yang kompetitif

e. tepat waktu

33. Data tentang karyawan, seperti data absensi, dan data jam kerja lembur termasuk data….

a. data keuangan

b. data administrasi

c. data kepegawaian

d. data pembelian

e. data produksi

34. Data yang dikelola adalah yang bersifat bahan jadi bagi pengambilan keputusan pemimpin organisasi yaitu pengolahan data/informasi pada tingkat….

a. tingkat manajemen

b. tingkat produksi

c. tingkat operasional

d. tingkat bawahan

e. tingkat atasan

35. Proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai, yang dilakukan melalui berbagai kegiatan disebut….

a. Rekrutmen

b. formasi

c. promosi

d. mutasi

e. PHK

36. Melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan daftar inventaris secara sistematis, tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan dan pedoman yang berlaku dinamakan….

a. maintenance

b. rehabilitasi

c. akumulasi penyusutan

d. inventarisasi

e. administrasi

37. Komunikasi non verbal disampaikan dengan cara ….

a. Membaca

b. Menulis

c. Mendengarkan

d. Bahasa tubuh

e. Lambang atau gambar

38. Instruksi number of copies pada menu print berguna untuk ….

a. Mencetak seluruh halaman

b. Mencetak halaman tertentu

c. Mengatur penggunaan tinta printer yang diinginkan

d. Mencetak halaman yang aktif

e. Menentukan jumlah cetakan

39. Seseorang yang menyampaikan informasi penting yang digunakan sebagai dasar atau petunjuk kerja disebut kolega yang berarti …

a. Tamu kantor

b. Pelanggan kantor

c. Rekan kantor

d. Teman atasan

e. Dinas pemerintah

40. Buku yang digunakan untuk mencatat pendistribusian surat adalah …

a. Disposisi

b. Buku jurnal surat keluar

c. Buku jurnal surat masuk

d. Buku ekspedisi

e. Buku direktori